Resposta curta: a NR-6 obriga a organização a registrar o fornecimento de EPI ao empregado e aceita livro, ficha ou sistema eletrônico, inclusive biometria (item 6.5.1, alínea "d"). A norma não traz um modelo nem uma lista de campos obrigatórios. O que entra na ficha, além do registro da entrega, é boa prática, e a gente separa abaixo o que é norma e o que é recomendação.
A NR-6 obriga ter ficha de EPI?
Obriga ter registro. O formato é livre dentro das opções da norma. O item 6.5.1, alínea "d", diz que cabe à organização "registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico".
Então "ficha de EPI" é o nome popular. O que a norma exige é que o fornecimento fique registrado, em papel ou em meio eletrônico.
Se a empresa usar sistema eletrônico, ele "deve permitir a extração de relatórios" (item 6.5.1.1). O glossário da NR-6 define sistema biométrico como o que identifica o indivíduo "de forma inequívoca" por características físicas, como impressão digital, reconhecimento facial e íris.
O que a NR-6 não define: não há lista de campos obrigatórios, não há exigência literal de assinatura em papel e não há prazo de guarda do registro no texto da norma. Não vamos inventar esses itens.
E o EPI descartável, também precisa ser registrado?
A norma abre uma exceção limitada. Quando for inviável registrar o fornecimento de EPI descartável e de creme de proteção, a organização deve garantir que eles fiquem disponíveis na embalagem original, em quantidade suficiente para cada trabalhador nos locais de trabalho, com fornecimento ou reposição imediata (item 6.5.1.2).
Se a embalagem original não for mantida, o local de fornecimento deve ter à disposição as informações de identificação do produto, nome do fabricante ou importador, lote, data de validade e CA (item 6.5.1.2.1).
Nossa leitura: a exceção depende de o registro ser inviável. Não é uma dispensa geral para todo descartável. Onde o registro for possível, ele continua sendo a regra da alínea "d".
O que é bom constar na ficha?
A seguir, recomendação nossa, montada a partir das obrigações que a NR-6 impõe. Nenhum destes campos é exigido nominalmente pela norma, mas cada um ajuda a demonstrar que uma obrigação foi cumprida.
- Identificação do trabalhador e função: liga a entrega à atividade para a qual o EPI foi selecionado (item 6.5.2).
- Descrição do EPI e número do CA: mostra que a empresa entregou EPI aprovado (item 6.5.1, alínea "a"). O número deve ser o gravado no próprio equipamento (item 6.9.3).
- Fabricante ou importador e lote: também estão na marcação obrigatória do EPI (item 6.9.3) e facilitam rastrear um lote com problema.
- Quantidade e data da entrega.
- Motivo da entrega: primeira entrega, troca por desgaste, dano ou extravio. Ajuda a demonstrar a substituição imediata (item 6.5.1, alínea "g").
- Registro de que as informações de uso foram passadas: ver a seção seguinte (item 6.7.2).
- Confirmação do trabalhador: assinatura, biometria ou outro meio que identifique quem recebeu.
- Data de devolução ou descarte do item anterior, quando houver troca.
Recomendação de organização: a ficha não substitui o registro da seleção do EPI. São documentos diferentes. A seleção deve ser registrada e pode integrar ou ser referenciada no PGR (item 6.5.2.1). Organizações dispensadas do PGR devem manter registro das atividades e dos respectivos EPI (item 6.5.2.1.1).
Que orientação o trabalhador deve receber na entrega?
Aqui a NR-6 é detalhada. No fornecimento, a organização deve garantir informações baseadas no manual do fabricante ou importador, em especial sobre (item 6.7.2):
- descrição do equipamento e componentes;
- risco contra o qual o EPI protege;
- restrições e limitações de proteção;
- forma adequada de uso e ajuste;
- manutenção e substituição;
- limpeza, higienização, guarda e conservação.
Além disso, a organização deve fazer treinamento sobre o EPI quando as características dele exigirem, considerando a atividade e as exigências das NRs (item 6.7.2.1). Informações e treinamentos devem seguir a NR-1 (item 6.7.1). Entre os deveres gerais da organização está também "orientar e treinar o empregado" (item 6.5.1, alínea "b").
Nossa leitura: a NR-6 não diz que essa orientação precisa estar escrita na ficha. Mas, sem registro, fica difícil demonstrar que ela aconteceu. Recomendação: inclua na ficha um campo curto, por exemplo "recebi orientação sobre uso, ajuste, limitações, guarda e conservação deste EPI", ou referencie o registro do treinamento correspondente.
Guarda, conservação e substituição: de quem é a parte?
A norma divide as responsabilidades.
Do trabalhador (item 6.6.1):
- usar o EPI fornecido e só para a finalidade dele;
- responder pela limpeza, guarda e conservação;
- comunicar à organização extravio, dano ou qualquer alteração que torne o EPI impróprio;
- cumprir as determinações da organização sobre o uso adequado.
Da organização (item 6.5.1):
- exigir o uso (alínea "e");
- responder pela higienização e manutenção periódica, quando aplicáveis, conforme o fabricante (alínea "f");
- substituir imediatamente quando danificado ou extraviado (alínea "g").
A organização pode criar procedimentos próprios de higienização, manutenção e substituição, desde que informe os empregados envolvidos (item 6.5.1.3). Ao entregar EPI que ficou em estoque, deve observar as condições de armazenamento e o prazo de validade do equipamento informados pelo fabricante (item 6.9.2.1.1).
Recomendação: registre a comunicação de dano ou extravio feita pelo trabalhador e a entrega do substituto na mesma ficha. A sequência "comunicou → recebeu novo" fecha o ciclo das duas obrigações.
No trabalho em altura, a ficha basta?
Não. Para cinto, talabarte e demais elementos do sistema de proteção individual contra quedas, a NR-35 exige um registro a mais: as inspeções iniciais, as periódicas e as rotineiras que tiverem elementos recusados (item 35.6.6.4). Isso é separado da ficha de entrega.
Recomendação: vincule as duas coisas pelo equipamento. Se o cinto tiver identificação individual, use a mesma referência na ficha de entrega e no registro de inspeção. Como fazer a inspeção está em inspeção de cinto e talabarte, e os demais registros da atividade, em documentos do trabalho em altura.
Perguntas frequentes
Ficha de EPI pode ser só digital? Pode. A NR-6 aceita sistema eletrônico, inclusive biométrico (item 6.5.1, alínea "d"), desde que ele permita extrair relatórios (item 6.5.1.1).
A ficha precisa ter o número do CA? A NR-6 não lista campos obrigatórios da ficha. Recomendamos registrar o CA, porque a organização precisa demonstrar que só adquire e fornece EPI aprovado (item 6.5.1, alínea "a").
Por quanto tempo devo guardar a ficha? A NR-6 não define prazo de guarda para esse registro. Defina o prazo com o jurídico e o SESMT da empresa.
Luva descartável entra na ficha? Se o registro for viável, sim. Se for inviável, a norma admite deixar o descartável disponível na embalagem original, em quantidade suficiente e com reposição imediata (item 6.5.1.2).
A ficha substitui o treinamento sobre o EPI? Não. Quando as características do EPI exigirem, a organização deve fazer treinamento (item 6.7.2.1). A ficha pode registrar que a orientação foi dada, mas não é o treinamento.
Fontes oficiais
- NR-6, texto consolidado (itens 6.5.1, 6.5.1.1, 6.5.1.2, 6.5.1.3, 6.5.2.1, 6.6.1, 6.7, 6.9.2.1.1, 6.9.3 e Glossário): https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/acesso-a-informacao/participacao-social/conselhos-e-orgaos-colegiados/comissao-tripartite-partitaria-permanente/normas-regulamentadora/normas-regulamentadoras-vigentes/nr-06-atualizada-2025-ii.pdf
- NR-35, texto consolidado (item 35.6.6.4): https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/acesso-a-informacao/participacao-social/conselhos-e-orgaos-colegiados/comissao-tripartite-partitaria-permanente/normas-regulamentadora/normas-regulamentadoras-vigentes/nr-35-atualizada-2025-1.pdf
Os textos do gov.br são cópias de referência. Para fins legais, vale a publicação no DOU.
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